Una PMO es “un cuerpo o entidad dentro de una organización que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción” (PMBOK 4d edition). La necesidad de implementación de una PMO se debe a muchos factores entre los que se encuentran el aumento en la cantidad de proyectos en una organización, la complejidad creciente de los proyectos, dificultades en la gestión de los recursos y la necesidad de mejorar los procesos de gestión de proyectos en la empresa. Por esta razón es conveniente que se conozca las principales ventajas y desventajas que se presentan al implementar una PMO.
Ventajas
- Mejor control sobre la gestión y administración de los recursos, costos y actividades
- Soporte para la toma de mejores decisiones
- Los procesos estandarizados aseguran: Fiabilidad en los resultados y aplicaciones, y asignación controlada de recursos; esto se traduce en: incremento de la eficiencia, reducción del trabajo duplicado y disminución de costos
- Puede propiciar una mejor comunicación interna y garantizar alineación organizacional
- Mejorar la planeación estratégica, mediante una adecuada gestión de cartera
- Puede fomentar el profesionalismo y la madurez en la gestión de proyectos
- Incentivar el aprendizaje organizacional
- Reducción de errores y fallos de proyectos considerando: las lecciones aprendidas, personal mejor capacitado, una atmósfera positiva y respaldo a los gerentes de proyectos.
- Facilita la administración de proyectos, proporciona visibilidad de los proyectos que están siendo gestionados
Desventajas
- Pueden agregar capas de burocracia lo cual puede obstaculizar un funcionamiento ágil, debido a la aplicación formal de metodologías de gerencia de proyectos
- Marginación de la carrera de los miembros de la PMO si es que estos no son vistos como fundamentales para la organización o si la oficina no se considera como un componente principal
- Su trabajo puede ser obstaculizado por la dificultad de mantener la atención y apoyo ejecutivo
- Dificultad de justificar con cifras la implementación de la PMO
- Percepción de que los beneficios de la implementación de una PMO son a largo plazo
- Aparición de conflictos por la introducción de un nuevo grupo que disputará el poder con grupos ya establecidos en la organización.
A modo de conclusión, las ventajas que presenta la implementación de una PMO hacen considerar la implementación de una PMO ya que el valor de ésta estará alineado a los objetivos estratégicos de la empresa.
